Toutes les entreprises, quels que soient leurs domaines d’activité ou leur taille, font face, normalement, à l’épreuve difficile voire fastidieuse de la préparation du budget. Toutefois, si certains principes et règles sont respectés, cette préparation pourrait être une source précieuse d’information et d’épanouissement personnel.

Dans les entreprises organisées, la préparation du budget est un travail collectif des managers les plus concernés, notamment, les directeurs marketing, commercial, financier, technique et des achats. Ils reçoivent les grandes orientations du top management vers le mois de juin. Ces big assumptions balisent l’année à venir en termes de croissance du chiffre d’affaires, de rentabilité et de ressources d’investissement et de fonctionnement. Le responsable marketing dans ce genre d’organisation pilote et coordonne la préparation du budget et le défend, par la suite, auprès des supérieurs. C’est donc une opportunité pour faire valoir ses aptitudes de négociateur et démontrer sa maitrise du métier.
Aussi, pour que cette épreuve soit probante, les managers doivent-ils respecter certaines règles articulées comme suit :

1La stratégie de l’entreprise : l’incontournable feuille de route
On ne peut pas aller à l’encontre de ses supérieurs, a fortiori lorsque leurs orientations sont consignées dans un plan stratégique validé. Les propositions doivent par conséquent être en cohérence avec les orientations du top management, ce qui, de surcroit, favorisera les approbations le jour du «grand oral». Si la démarche de la préparation du budget n’est pas formalisée, les managers responsables du budget doivent se rapprocher des financiers, notamment les comptables et les contrôleurs de gestion. L’entreprise a ses objectifs, mais les managers ont aussi les leurs et c’est le budget qui détermine les moyens qui permettent de les réaliser. Tenir compte de cela évitera les «hors pistes» risqués dans cette épreuve.

2 L’historique des exercices précédents : votre principal allié
L’analyse approfondie des exercices précédents est pleine d’enseignements, notamment ce qui a été réalisé et ce qui ne l’a pas été à cause d’erreurs dans l’élaboration des budgets précédents. Cela permet de procéder aux rectifications nécessaires et éviter les reproductions systématiques. Cette analyse permet aussi les réajustements, voire les réaffectations selon les rubriques et les postes de dépense sachant que le budget n’est pas une répartition figée des ressources.
L’analyse des budgets précédents permet également de cerner les évolutions notamment des coûts des matières premières pour bien préparer les négociations avec les fournisseurs et par là même, préserver les marges.

3Négliger les détails c’est s’exposer aux mauvaises surprises
Pour n’importe quel produit il existe plusieurs postes de dépenses dont l’analyse détaillée est indispensable. Cela permet non seulement de cerner les coûts, mais de découvrir les filons des coûts cachés source précieuse d’économie. Un budget rassurant est celui qui ne se limite pas aux coûts globaux de produits, mais qui s’attaque à l’analyse de chaque référence ou composante desdits produits.

4Prévoir des alternatives pour augmenter les chances de succès
Un budget préparé hâtivement est difficilement défendable. Il s’agit en effet d’une négociation pour défendre sa position avantageuse. Pour cela, la technique des scénarios rassure les supérieurs. Pour le lancement d’un nouveau produit on peut proposer une couverture totale du marché dès le début, région par région ou par catégorie de clients. Les avantages et les inconvénients de chaque option intelligemment exposés permettent sûrement le premier choix. Cette approche permet de hiérarchiser les alternatives, céder sur certaines et être intraitable sur celles qui vous arrangent à force d’arguments appropriés.

5Respecter les séquences et les délais et faire de la présentation un atout
La collecte d’informations, les discussions préliminaires avec ses pairs, le bilan de l’exercice écoulé avec les redressements nécessaires et leur explication sont les phases clés de la préparation. Les navettes directeurs-managers et les ajustements sont fréquents avant la mouture finale.
Un budget bien présenté ne doit pas dépasser cinq pages, mais le backup doit être le plus détaillé possible pour être incollable sur les chiffres. La présentation doit être simple et le focus mis sur les chiffres clés en évitant les détails qui suscitent questionnement et doute.

6La hantise du budget est-elle contournable ?
Il est évident que la préparation du budget est source de débats, voire de conflits et de perte de temps. D’autres méthodes sont donc pratiquées à l’instar du «beyond budgetting» pratiqué par des entreprises comme Toyota, Rhodia ou encore IKEA. Ces entreprises pratiquent le système d’objectifs centrés sur les performances clés.